最近では、身近なところでGoogleフォームが用いられているなと感じます。
私が身近で触れているものは、子供の学校の欠席連絡です。
デザインのカスタマイズも簡単にできて、知らない間にGoogleフォームに触れている可能性は大いにあります。
さて、今日はそんなGoogleフォームの可能性について語りたいなと思います。
Googleフォームとは
そもそも簡単にアンケートやフォームを作成できるツールなのですが、なんと言っても最大のメリットはGoogleのアカウントがあれば無料で使用できることではないでしょうか。
Googleフォームで何ができるのか分かれば、さっそく使ってみたくなるはず！
アンケートをとる
これは、一番基本的な使い方で、出欠確認や意見の収集に使えます。
より会社の中で使えそうな場面を考えると、36協定の従業員代表の選出などにも使用できそうな気がします。
テストを作成する
質問に対して複数の答えを用意し、正誤を判定し採点することができます。
さらに、解答後にフィードバックをすることもできます。
社内研修の理解度チェックに使えそうです！
応用の幅が広い
使いだすとあれにもこれにも使えそう、と可能性が広がってきます。
このフォームはリンクを取得して、メールにも貼り付けできるし、QRコードを作成して掲示しておけば手軽に答えることもできます。
そして、回答がスプレッドシートに自動集計されるので、収集したデータをさらに活用して管理表に変換することも可能です。
例えば以下のような使い方ができます。
・人事情報の収集…個人情報の収集（マイナンバーはやめておこう）、画像の添付も可能。
・在庫管理…在庫が管理されている場所からスマホで在庫数を入力し送信。
・社内回覧…確認したら「見ました」にチェック入れて送信。
・人事評価（自己評価）…項目に対し、5段階評価して送信。
できないこともある
ここまで読んでいただいたら早速使いたい！と思う方もいるかもしれませんが、このGoogleフォーム、万能ではないのです。
・回答に対する返信はできない
・スマホからの日付入力は西暦から手打ちしかできず面倒（PCではカレンダーから「今日」も選択可）
・画像添付はGoogleドライブに保存された画像でないと添付できない
導入にあたっての懸念
スマホが普及されて、スマホでの入力に抵抗のない方は増えている一方、「紙がいい」という人はまだまだいると思います。
人数の多い会社だと「うちの会社はこう！」と全員に原則入力をお願いできる（しなければいけない）と思うのですが、人数の少ない会社だったり高齢化の進む会社だと難しいのかもしれませんね。
そんな時は、Googleフォームにアクセスできる設定は手伝ってあげて、最初の分岐で
〇このまま答える
〇紙で答える
って選択肢を作ってあげて、「送信」押せば、管理者はその人が紙で回答したいんだな、と把握できて紙を渡してあげる、っていうやり方ができるかもしれません。
文字は打てなくても、ポチポチはできる自分の父親をイメージしてみました。
これならできるはず！！
オフィスのぽけっとでは
会社によって人数や年齢層が異なるし、これまでのやり方も異なるので、一概に「こうしましょう！」とは言いません。
Googleフォームに興味を持っていただいた背景をお伺いし、会社または従業員からの「この作業にGoogleフォームを使ってみたい」という気持ちを最優先に取り組みます。
実際に少し触れてみると、「これもGoogleフォーム導入したら、管理者と従業員お互いに楽だよね」と気づくことがあると思います。
業務改善に対する現場の意識は非常に大事で、見出した方法は正解ではないかもしれません。
それでも考えることをやめてはいけません。
オフィスのぽけっとでは、会社や従業員の「思い」を実現するためにお手伝いをいたします。
日々、進化するIT技術にアンテナを貼り皆さんに有用な提案ができるよう心掛けています。
興味がありましたら、お問い合わせよりご連絡お待ちしています。